タイムマネジメントや仕事の生産性向上にとって最強といえるツールが、タスクリストである。なんのことはない、とても単純なツールなのであるが、これを使いこなすことでタイムマネジメントと仕事の生産性が劇的に向上する。タスクリストを最強の武器にするにはいくつかのコツがある。大橋・佐々木（2007)を参考に紹介する。
作業を書き出す
とにかくやるべき作業をすべて書き出すこと（洗い出すこと）。思いついたことをどんどん紙に書く。そうすれば、頭の中で覚えておくべきことがなくなるので余計なことは忘れてしまう（短期記憶から消し去る）ことができる。そして、創造的思考などの付加価値の高い「考える作業」に認知資源をフル活用することができる。
タスクを具体的な作業に細分化する
次に、タスクをできるだけ細かく砕いて、段取りを考慮しながら、すぐに取り掛かりやすい作業ベースにまで分解してしまう。何をすればよいのかイメージしにくいタスクの書き方はついつい後回しにしてしまうのでよくない。とりわけ作業内容が見えなくてかつ重要だが緊急性の低いタスクの場合は実行されずに延期されてしまう可能性が高いので要注意。できるだけ具体的な作業手順にブレイクダウンすること。細かく砕いた作業をさらに分ペースで見積もるとよい。理想的なタスクリストは、それを取り出して眺めたときに、すぐに作業に取り掛かれるリストである。
タスクリストの鉄則
以下の鉄則を守っているかぎり、仕事は必ず終わる。毎日、タスクに取り掛かる順番も決めておけば、迷うことなく仕事を進めることができる「流れ」をつくることができる。
- やるべきタスクを漏れなくリストアップする
- 優先順位や締切に従って一列に並べる
- 上から順番に１つも飛ばすことなく片付けていく
番外編・ちょっとしたリスト
タスクリストとは別に、ちょっとしたリストを作成しておくとこれも時間の節約になる。ちょっとしたリストとは、パスポート番号、電話番号、サイトのIDや暗証番号などをリストにしてまとめておくことによって、必要なときに探す手間を省くものである。
